作業に追われてませんか？～ 考える時間を作りましょう！
やる事リストを作ったら？
1週間の計画がお勧めという記事を前回書きました。1週間もあるとやる事も沢山ありますよね？
あなたはやる事をどの様に割り振りますか？
よく言われるのが優先順位をつける事と言われています。
この優先順位をつける事は簡単ではないですよね？
今日は、やる事の割り振り方を紹介します！
まずは分類！
最初にやる事は、例によって分類です。最初は2つのグループに分けてください。
- 時間をかければ終わる仕事
- 時間の予想がつけにくい仕事
この2つです。これなら簡単ですよね？
時間をかければ終わる仕事
この仕事は「作業」です。
例えば、本（テキスト）を10ページ読むとか、解説のビデオを見るとかです。
あるいは、データの入力とかです。
ある一定の時間をかければ「必ず終わる」仕事です。
この種の仕事をリストアップしたらかかる時間を予想してください。
最初は予想時間は正確でなくても大丈夫です。
毎週、同じような「作業」をしてそれを記録しておけば、
だんだん正確な時間が分かるようになります。
時間の予想がつけにく仕事
この仕事の多くは「考える」仕事です。
考える仕事の場合、時間をかけても期待する結果を得られない事はよくあります。
例えば、原稿（ブログなど）を書く作業、ビジネスの商品を企画する作業、
集客の戦略を考える作業、Webページの企画・デザインだったり、
プログラム（アプリ）の構想だったり、いろいろです。
この仕事は項目をリストするだけで取り合えずいいのでリストを作ってください。
仕事の割り振り方
リストが出来たら仕事の割り振りをします。まずは、リストした2つのグループに対する時間の配分をします。
殆どの場合、「作業」はやらなければならない仕事です。
しかも、多くの場合は期限などがあって、「完了」させなければいけない仕事になります
なので、この仕事の優先順位は基本的に高い物になります。
なので、時間配分からすると、この「作業の仕事」の割合を半分より少し多いくらい、
60%ぐらいまでの時間を割り当てます。
あなたが1週間で使える時間はある程度予測可能ですよね？
それを基に60%の時間でこの仕事をするようにします。
あなたの見積もった時間はどれくらいですか？
時間内に収まる場合は、とりあえず何とかなりそうですよね？
見積もりが60%のあなたの使える時間を超える場合は見直しが必要です。
リストの中で、その週に「絶対」にやらなければいけない仕事を選んでください。
さらにその中で「絶対にあなたがやならなければいけない仕事」をリストしてください。
つまり、誰かに任せられる、
あるいは「お金」を出せば誰かに頼めるあるいは買う事が出来る仕事は、
あなたがやらないようにします。
（＊）お金がない場合は、あなたがやらなければいけない仕事という事になります！
いかがですか？まだあなたの時間で収まりませんか？
収まらなければ、見積もりより短い時間で終わらせる方法がないか考えてください！
たとえば、ソフトウエアを導入して効率を上げるなどです。
それでも、足りなければ、「考える仕事」を減らすしかない事になります。
この状況ではあなたは何かをあきらめる必要があります！
- 考える仕事の一部または全部を諦める
- 作業の一部を諦める
あなたならばどちらを諦めますか？
目先の事を考えるならば、考える仕事を諦めるのが現実的です。
作業はやらないと困る仕事が多いからです。
しかし、この方法では、現状の「作業に追われる生活」から逃れる事はできません。
現状を変えるには、この作業以外の仕事に使える時間を増やす必要があります
長期的には、作業を何とかする方が将来に繋がります！
ここでお分かりの通り、「出来る作業の量」は限られています。
考える事で「価値を作り出す」事をしないと、現状が変わりません
あなたが、本当に現状を変えたいのであれば、
「作業の効率を上げて」
「作業にかかる時間を減らす」
「作業自体を減らす」
努力が必要です。
作業は、実行の優先度は高いですが、
削減の優先度も実は高いのです！
優先度の基準
優先度の基準をあなた自身が良く考えて理解する事が大事です。世の中の常識では「作業」の優先度は高いと言われています
理由は、やらないといけない事と思われているからです。
実際にその要求は高くてやらないといけないように見えます。
しかし、時間は限られていて、出来る事も限られています。
新しいことを始めたり、今までの生活を変えるためには
何かを諦める必要が必ず出てきます
それを決めるのは「あなた」です！
人に聞くと、聞く人によって違う答えが返ってきます
大事なのは「あなたにとって何が大事か」です
あなたの基準が必要です、そうしないと周りに振り回されます！
実はそれが優先度を決めるのを難しくしています。
考える仕事の時間を作る！
あなたは、考える仕事の時間作れましたか？
もし、作れたらあなたは現状を変える一歩を踏み出した事になります！
考える仕事は時間をかけても成果が出ない事も多いです。
大事なのは考え続ける事ですが、だらだらやっても結果に繋がりません。
まずは、時間を区切ってください！
一つの項目で、1時間、長くても2時間で区切ってください
成果が出なくても、あなたが考えた事、検討した事やったことを記録してください。
それが、「結果」です。
週の終わりに「結果」をもう一度見て、何故結果が出なかったのか考えてください
一旦区切って、時間を置くことで、
視点が変わったり、新たなアイディアが出てくる事も沢山あります。
そして、成果を出すという視点ではなく、
週の終わりに何故成果が出ないか考える事でさらに違う視点で考えられます。
この繰り返しが成果に繋がります！
実際の割り当ては？
一週間の割り当て時間を基準に考えます
- 60%ぐらいまでを作業
- 30%ぐらいまでを考える仕事
- 10%を予備時間や翌日以降の修正
という風に割り当てます。
さらに、
- まとまった時間は考える時間に
- 細切れの時間は作業に
- 午前中に考える時間をやや多く
- 作業と考える仕事を交互に
という風にすると効率が上がります。
作業の優先順位は比較的簡単ですよね、
期限がだいたい決まっているので余り考えないでもできるものです
考える仕事の優先順位は、一番困っている課題・問題が最優先です。
次があなたが一番やりたい事
そしてその他の事という順番で決めます。
まとめ
いかがですか？
優先順位が決められない多くの問題点はやる事の多さです。
大抵は「作業」の多さがあなたの現在の生活を支配してしまっています。
あなたが、何か現状を変えたいと思うならば、作業の見直しが必須です
何かを変えるためには「諦める」「やめる」決断が必要です。
そうすると、「考える」時間を作る事ができて、
あなたの価値の創造、育成に繋がります！
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シリコンバレーSWでは、あなたの時間の使い方のアドバイスもしています
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